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Gutschrift erstellen für Gambio (Teilgutschrift mit PDF)
(Art.Nr.: 70011-1)
Gutschrift ist das Gambio-Modul, mit dem Sie in der Bestellansicht Gutschriften zu einer Rechnung erstellen: für einzelne Artikel oder Teilbeträge, mit Gutschrift-PDF. Sie wählen die Artikel und legen Menge und Betrag fest. Das Modul verbucht die Gutschrift in der Bestellung. Mit dem WinHelp-Mietmodul können Sie auch die Kaution zurückerstatten.
Gutschrift in Gambio erstellen: Teilgutschrift mit PDF direkt in der Bestellung
Das Modul Gutschrift ist das Gambio-Modul, mit dem Sie in der Bestellansicht Gutschriften zu einer bestehenden Rechnung erstellen. Für Teilretouren und Kulanzerstattungen ist Gambio selbst nicht ausgelegt. Oft bleibt nur der Umweg über Word oder die Stornierung der ganzen Rechnung. Mit dem Modul wählen Sie die Artikel, legen Menge und Betrag selbst fest und bekommen ein Gutschrift-PDF, das auf die Rechnung verweist. Gleichzeitig verbucht das Modul die Gutschrift in der Bestellung.
Auf einen Blick
| Was es ist | Ein Gambio-Modul der WinHelp GmbH. Es erstellt Gutschriften zu einer Rechnung direkt in der Bestellansicht. |
|---|---|
| Für wen | Für Shopbetreiber, die bei Teilretouren oder Kulanzerstattungen eine Gutschrift als PDF ausstellen und in der Bestellung verbuchen wollen. |
| So funktioniert es | Button „Gutschrift“ in der Bestellung, Artikel und Beträge wählen, Rechnung wählen, „Übernehmen“. |
| Ergebnis | Ein Gutschrift-PDF mit Bezug zur gewählten Rechnung. Gebucht wird als Positionen mit negativem Preis, im Bestellverlauf steht der Eintrag „Gutschrift erstellt“. |
| Betrag | Bruttopreis pro Einheit (inklusive Mehrwertsteuer). Die enthaltene Steuer rechnet das Modul selbst heraus. |
| Grenzen | Sie brauchen eine Rechnung zur Bestellung. Eine eigene Gutschriftnummer gibt es nicht. Versandkosten, Zahlungsgebühren und Rabatte übernimmt das Modul nicht. Gebucht wird beim Aufruf des PDF-Links. |
| Gambio-Versionen | Gambio GX5 und Gambio GX26, jeweils mit PHP 8.2 oder höher. |
| Kaution | Nur zusammen mit dem WinHelp-Mietmodul. |
| Voraussetzung | Modulversion für Gambio GX5 (PHP 8.2). |
| Hersteller und Support | WinHelp GmbH, Rheinstetten, support@winhelp.eu |
Für wen ist das Gutschrift-Modul gedacht?
- Das passt gut zu: Shops, die bei Teilretouren, Preisnachlässen oder Kulanzerstattungen einzelne Artikel oder Teilbeträge zu einer vorhandenen Rechnung gutschreiben wollen. Dazu kommen Vermietshops mit dem WinHelp-Mietmodul, die Kautionen zurückerstatten.
- Dafür ist es nicht gedacht: Gutschriften ohne vorhandene Rechnung und fortlaufende Gutschriftnummern. Versandkosten und Rabatte erstattet das Modul nicht automatisch, und ein Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssystem ersetzt es nicht.
Standard-Gambio oder Gutschrift-Modul?
| Standard-Gambio (Rückabwicklung) | Mit Gutschrift-Modul | |
|---|---|---|
| Gutschrift zu einer Rechnung | Nicht vorgesehen. Das Gambio-Handbuch verweist auf ein angebundenes Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssystem. | Ja, direkt in der Bestellansicht. |
| Teilgutschrift für einzelne Artikel | Nein. Laut Handbuch ist die Rückabwicklung nicht für Teilstornos und Gutschriften ausgelegt. | Ja, Artikel, Anzahl und Betrag frei wählbar. |
| PDF mit Bezug zur Rechnung | Eine Stornorechnung gibt es nur beim Stornieren einer ganzen Bestellung. | Gutschrift-PDF „Gutschrift aus Rechnung <Nummer> vom <Datum>“. |
| Buchung in der Bestellung | Nicht für Gutschriften. | Positionen mit negativem Preis, angepasste Summen und Mehrwertsteuer, Eintrag im Bestellverlauf. |
| Kaution erstatten | Nicht vorgesehen. | Ja, mit dem WinHelp-Mietmodul. |
Ihre Vorteile
Direkt in der Bestellansicht. Der Button „Gutschrift“ steht in der Bearbeitungsansicht der Bestellung. Externe Tools oder Handarbeit in Word brauchen Sie nicht.
Für Teilgutschriften markieren Sie die Artikel einzeln und passen Anzahl und Gutschrift-Betrag pro Einheit an. Beträge geben Sie mit Komma oder Punkt ein, zum Beispiel „50,50“ oder „1.234,56“.
Gutschrift-PDF mit Bezug zur Rechnung. Es trägt die Überschrift „Gutschrift aus Rechnung <Nummer> vom <Datum>“ und zeigt nur die gutgeschriebenen Positionen. Dazu kommen die Summen aus Warenwert, enthaltener Mehrwertsteuer und Gesamtbetrag, auf Wunsch auch ein Kommentar.
Saubere Buchung in der Bestellung. Gutgeschriebene Artikel erscheinen als Positionen mit negativem Preis und dem Zusatz „(Gutschrift <Rechnungsnummer>, <Datum>)“. Das Modul passt Summen und Mehrwertsteuer an, und der Bestellverlauf bekommt den Eintrag „Gutschrift erstellt“.
Kaution zurückerstatten (mit WinHelp-Mietmodul). Sie können die Kaution ganz oder in mehreren Schritten gutschreiben und den Betrag anpassen. Der Steuersatz folgt der Steuerklasse im Mietmodul. Für Kunden mit Nettopreisen bleibt die Kaution steuerfrei.
In der Verkaufsstatistik verringern gutgeschriebene Artikel den Umsatz des jeweiligen Artikels. Kautionsbuchungen zählen dort nicht als Verkauf.
Texte anpassbar. Alle Beschriftungen und PDF-Texte ändern Sie je Sprache im Admin unter „Texte anpassen“.
Einfache Installation. Installation, Update und Deinstallation laufen über das Gambio-Modul-Center. Das Modul legt keine eigenen Datenbanktabellen an, und bereits erstellte Gutschriften bleiben bei einem Update erhalten.
So installieren Sie das Modul
- Entpacken Sie die ZIP-Datei und laden Sie die Ordner per FTP vollständig in das Basisverzeichnis des Shops hoch. Dabei werden keine Dateien des Gambio-Shops überschrieben.
- Leeren Sie im Admin unter „Toolbox → Cache“ nacheinander den Cache für Modulinformationen, den Cache für Texte und den Cache für die Seitenausgabe.
- Öffnen Sie im „Modul-Center“ den Eintrag „WinHelp® - Gutschriften“ und klicken Sie auf „Installieren“.
- Heißt der Button danach „Deinstallieren“, ist das Modul installiert. Es hat keine Einstellungsseite und keinen eigenen Menüpunkt.
So erstellen Sie eine Gutschrift
- Öffnen Sie im Admin unter „Bestellungen“ die Bestellung über „Anzeigen“. Zur Bestellung muss mindestens eine Rechnung existieren.
- Klicken Sie in der Leiste am unteren Rand auf „Gutschrift“. Das Fenster „Gutschrift erstellen“ öffnet sich.
- Markieren Sie die Artikel, die Sie gutschreiben wollen („Alle auswählen“ markiert alle Positionen). Anzahl und Gutschrift-Betrag pro Einheit (inklusive Mehrwertsteuer) passen Sie bei Bedarf an.
- Wählen Sie unter „Rechnung für Gutschrift“ die Rechnung, auf die sich die Gutschrift bezieht. Einen Kommentar können Sie optional eintragen.
- Klicken Sie auf „Übernehmen“. Das Gutschrift-PDF öffnet sich in einem neuen Tab, und die Gutschrift wird in der Bestellung verbucht. Laden Sie den Tab nicht neu.
Zur Einordnung der Standardfunktionen lesen Sie die Gambio-Dokumentation: Bestellungen rückabwickeln.
Technische Daten
- Installation, Update und Deinstallation laufen über das Gambio-Modul-Center. Das Modul hat keine Einstellungsseite und keinen eigenen Menüpunkt.
- Gambio-Versionen: GX5 und GX26, jeweils mit PHP 8.2 oder höher. GX26 unterstützt auch PHP 8.0 und 8.1, das Modul braucht aber PHP 8.2.
- Eine Gutschrift bezieht sich immer auf eine Rechnung der Bestellung. Ohne Rechnung zeigt das Fenster den Hinweis, zuerst eine Rechnung zu erstellen.
- Zur Auswahl stehen alle Artikel der Bestellung mit einem Preis von 0 oder mehr. Bereits gutgeschriebene Positionen (negativer Preis) bietet das Modul nicht erneut an.
- Das PDF öffnet sich in einem neuen Browser-Tab. Blockiert der Browser Pop-ups, öffnet sich kein Tab. Prüfen Sie dann in der Bestellung, ob die Gutschrift schon verbucht wurde.
- Alle Texte liegen als Übersetzungsschlüssel (WINHELP_INVOICE_CREDIT_...) im Textabschnitt „ModuleCenter.InvoiceCredit“ und sind je Sprache anpassbar.
- Die Kaution gibt es nur zusammen mit dem WinHelp-Mietmodul.
- Das Modul legt keine eigenen Datenbanktabellen an und überschreibt keine Dateien des Gambio-Shops.
- Stand dieser Beschreibung: Oktober 2026.
Gut zu wissen
- Das Modul bucht die Gutschrift, sobald der PDF-Link aufgerufen wird. Laden Sie den neuen Tab nicht neu und öffnen Sie den Link nicht ein zweites Mal, sonst bucht es dieselbe Gutschrift erneut. Diese Einschränkung ist bekannt und gehört zum Ablauf des Moduls.
- Der Betrag im Feld „Gutschrift“ ist der Bruttopreis pro Einheit. Geben Sie dort keinen Nettopreis ein.
- Das Modul vergibt keine eigene Gutschriftnummer. Das PDF verweist auf die gewählte Rechnung.
- Versandkosten, Zahlungsgebühren und Rabatte der Rechnung übernimmt das Modul nicht in die Gutschrift.
- Das Modul ersetzt kein Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssystem. Wie Sie Gutschriften steuerlich und buchhalterisch behandeln, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Häufige Fragen
Wie kann ich in Gambio eine Gutschrift erstellen?
Mit dem Modul Gutschrift. In der Bearbeitungsansicht einer Bestellung klicken Sie auf „Gutschrift“, wählen die Artikel und eine Rechnung der Bestellung und bestätigen mit „Übernehmen“. Das Gutschrift-PDF öffnet sich, und die Gutschrift ist in der Bestellung verbucht.
Kann ich in Gambio eine Teilgutschrift für einzelne Artikel erstellen?
Ja. Sie markieren die gewünschten Artikel und passen Anzahl und Gutschrift-Betrag pro Einheit (inklusive Mehrwertsteuer) an. Es muss nicht die ganze Rechnung gutgeschrieben werden.
Kann Gambio im Standard eine Gutschrift erstellen?
Nein, nicht für Teilbeträge. Das Gambio-Handbuch nennt die Standardfunktionen zur Rückabwicklung ausdrücklich rudimentär und nicht für Teilstornos und Gutschriften ausgelegt. Das Modul Gutschrift ergänzt genau diese Funktion.
Wie wird die Gutschrift in der Bestellung verbucht?
Jeder gutgeschriebene Artikel erscheint als Position mit negativem Preis. Das Modul verringert Zwischensumme, Gesamtsumme, Nettosumme und Mehrwertsteuer der Bestellung, und im Bestellverlauf steht der Eintrag „Gutschrift erstellt“.
Auf welche Rechnung bezieht sich die Gutschrift?
Auf die Rechnung, die Sie im Fenster unter „Rechnung für Gutschrift“ wählen. Das PDF trägt die Überschrift „Gutschrift aus Rechnung <Rechnungsnummer> vom <Rechnungsdatum>“. Gibt es noch keine Rechnung, erstellen Sie zuerst eine.
Erhält die Gutschrift eine eigene Nummer?
Nein. Das Modul vergibt keine eigene Gutschriftnummer, das PDF verweist auf die gewählte Rechnung. Brauchen Sie eine fortlaufende Gutschriftnummer, deckt dieses Modul das nicht ab.
Was passiert, wenn ich das Gutschrift-PDF neu lade?
Dann verbucht das Modul dieselbe Gutschrift ein weiteres Mal, denn die Buchung passiert beim Aufruf des PDF-Links. Laden Sie den neuen Tab deshalb nicht neu. Für eine weitere Gutschrift öffnen Sie das Fenster über „Gutschrift“ erneut.
Werden Versandkosten und Rabatte gutgeschrieben?
Nicht automatisch. Versandkosten, Zahlungsgebühren und Rabatte der Rechnung übernimmt das Modul nicht in die Gutschrift. Zur Auswahl stehen die Artikel der Bestellung mit einem Preis von 0 oder mehr.
Kann ich eine Kaution zurückerstatten?
Ja, wenn zusätzlich das WinHelp-Mietmodul im Einsatz ist. Das Modul bietet den noch nicht gutgeschriebenen Rest der Kaution an. Sie können ihn in mehreren Schritten zurückerstatten und den Betrag anpassen, zum Beispiel bei verschmutzter Rückgabe.
Kann ich die Texte im Fenster und im PDF ändern?
Ja. Alle Texte liegen als Übersetzungsschlüssel in den Textphrasen und lassen sich im Gambio-Admin unter „Texte anpassen“ je Sprache ändern.
Läuft das Modul unter Gambio GX26?
Ja. Das Modul ist für Gambio GX5 und für Gambio GX26 vorgesehen. Es braucht PHP 8.2 oder höher. GX26 unterstützt zwar auch PHP 8.0 und 8.1, damit läuft das Modul aber nicht.
Verwandte Module
- Bestellnotiz: interne Notizen an der Bestellung im Gambio-Admin.
- Lieferscheine aufteilen: je Lieferscheingruppe ein eigener PDF-Lieferschein.
Support
Bei Fragen zur Installation oder Nutzung schreiben Sie uns an support@winhelp.eu. Die Kundendokumentation mit Installation, Bedienung und Textanpassung liegt dem Modul bei.
